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企业档案管理的措施与效果分析

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企业档案管理的措施与效果分析 企业档案管理是指在企业中所有员工的档案记录。一个企业在 企业档案管理上做的出色,这对企业的发展提供优秀人才是非常有 利的。本文主要强调企业管理中应该实施的措施,以及试行措施后 呈现的效果,并对效果进行了具体的分析与探讨,为企业管理提供 更有价值的管理措施。 一、企业档案管理存在的问题 档案的管理对于企业来说,起到的是底层支柱的作用。企业档 案管理是不可分割的一部分,是否能够利用好企业档案管理这一工 具,对于企业而言至关重要。 第一,企业档案管理缺乏后续更新工作。企业在建立初期,档 案管理部门也是刚刚成立,这种情况下对企业档案的管理应该非常 认真与负责,使其在人员输出方面发挥重要的作用。因而,这时的 企业档案管理对企业发展而言,为企业人才输出做出了卓越的贡 献。可是,企业运行一定阶段后,随着企业员工的增加、企业高层 的变动,企业档案管理对新进基层员工就显得非常乏力,管理效果 并不是非常理想。 第二,企业档案管理的制度不规范。企业档案管理制度的不规 范,主要体现在三方面;一是在于企业档案管理的工作人员不规范; 二是对于档案来说,档案的及时更新不规范;三是档案的管理制度 不合理。企业档案管理部门是企业管理部门的一个分支机构,然而 企业管理者的疏忽大意,就会导致企业档案管理形同虚设,以至于 严重影响企业档案管理的规范化、制度化。 第三,企业档案管理部门现阶段缺乏先进的软件设施。目前, 我国企业档案管理采用的是最基本的企业档案管理软件,这种软件 的形式为局域网,而这也是这个软件的弊端所在,原因在于无法真 正地实现跨区域用人。之所以形成这样一种现象,关键在于企业的 管理者没有正确认识到企业档案管理对企业发展的重要性,导致在 企业资料管理这一方面没有正确的、及时的投资,以致于档案管理 软件、设施比较落后。 二、对于企业档案的措施与分析 第一,领导应重视起来,把档案工作提到日程上来。企业档案 管理制度应该由企业管理阶层统一制定规定与制度,不允许个人、 未经管理部门允许私自查看档案资料。一旦出现这样一种现象,对 企业来说无疑是一种资源泄露,会导致人才严重外流。因而,作为 管理阶层的领导应该实时监测企业档案制度的完善性,及时更新档 案管理的软件设施,以及重视其他方面的相关工作,保证企业资料 管理部门的正常运行,为企业做出应有贡献。 第二,从业人员提高自身素质,提升工作能力,与对工作的热 情度,重视度。首先,对于从业人员制度角度分析,应该分为专职 人员与兼职人员,在工资上也要有一定的划分制度,利于促使从业 人员的积极性。同时,定期组织学*活动,为从业人员提供学*、 专业技能提高的机会,增强自身的专业知识,还要进行一些企业资 料管理软件方面的应用与实践活动,提高操作水*。另外,不定期 对从业人员进行考核,有利于提高从业人员的专业素质和知识结 构。 第三,管理的软件技术,做好管理信息化建设。当前,企业档 案管理主要通过计算机、扫描仪等工具完成整个工作流程。为此, 要想做好企业档案管理工作必须提高管理软件的科技含量,只有技 术先进了、进步了,才能为企业创造更多的价值和财富。新技术方 面要做到跨界、跨国来完成,人员调动与更新上才会有新气象,为 企业最大限度的招揽人才提供有力的工具,充分发挥企业档案管理 的重要作用。只有把它的功能发挥到最大,才能真正抛开地域限制, 真正实现档案管理业务系统化,实现档案信息资源共享,为企业中 心工作做好服务。 第四,加强档案管理的基础工作,及时更新企业人员的档案。 企业档案管理作为一项对于企业来说长期的系统的工作,应该先从 企业人员的及时更新入手,要定期的为企业档案管理注入新鲜的血 液,让企业档案管理时刻处于新鲜的状态,为企业管理人才资源做 好保障。企业档案不仅仅是一些档案管理工作上的事情,也是企业 管理阶层、各个部门的领导者都应该在公司所在员工的日常表现中 所表现出来的特点,及时报告给企业档案的管理人员,这样才能让 企业管理档案更好的掌握企业员工的资料,为企业领导者制定相应 的档案管理制度提供相关信息和依据,更好地进行档案管理工作, 为企业创造出更大的财富。 企业档案管理,是一个企业的基石,是一个企业的核心工作, 如果没有有效地利用起来,会导致企业人才外流、技术外流、企业 发展能力差,或企业人才的需求量大,而供给不足。因而,我们必 须真正意识到档案管理对企业发展的重要性,对其提高重视,将其 提到日程上来,并不断提高从业人员自身素质、工作能力,做好管 理软件信息化建设工作,及时更新企业档案管理软件。 (作者单位:中原油田档案管理处)



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